PROCEDURE DE LANCEUR D’ALERTE

En conformité avec la loi n°2016-1691 du 9 décembre 2016 relative à la transparence, à la lutte contre la corruption et à la modernisation de la vie économique (la « Loi Sapin 2 ») modifiée par la loi n° 2022-401 du 21 mars 2022 (la « Loi Waserman »), eCential Robotics a mis en place un canal interne permettant de centraliser les signalements effectués par les lanceurs d’alerte.

• Qu’est-ce qu’un lanceur d’alerte ?

Il s’agit d’une personne physique qui signale ou divulgue, sans contrepartie financière et de bonne foi, des informations portant sur :

• Un crime
• Un délit
• Une menace ou un préjudice pour l’intérêt général
• Une violation ou une tentative de dissimulation d'une violation d'un engagement international régulièrement ratifié ou approuvé par la France, d'un acte unilatéral d'une organisation internationale pris sur le fondement d'un tel engagement, du droit de l'Union européenne, de la loi ou du règlement.
• Les conduites et situations estimées non conformes aux diverses dispositions compliance de eCential Robotics portées à la connaissance de ses collaborateurs.

Le Lanceur d’alerte inclut, sans toutefois s’y limiter, tous les collaborateurs, consultants, stagiaires, actuels ou passés de eCential Robotics, mais également les candidats au recrutement, actionnaires et partenaires.

• Comment effectuer un signalement ?

Les signalements sont fait exclusivement par l’envoi d’un mail à l’adresse suivante : compliance@ecential-robotics.com.

Le lanceur d’alerte peut utiliser une adresse email professionnelle, personnelle ou en créer une nouvelle dans le but de préserver son anonymat.

Attention : toutes les correspondances entre le Lanceur d’alerte et les Gestionnaires seront réalisées via l’adresse mail ayant permis de lancer l’alerte.

• Qui gère les signalements ?

Des gestionnaires sont en charge d’analyser les signalements reçus sur l’adresse email précitée.

eCential Robotics a désigné les gestionnaires en raison de leur fonction au sein de la société. Pour éviter tout conflit d’intérêts et garantir l’impartialité des traitements des signalements, les gestionnaires ne sont pas membres du comité exécutif de la société et n’ont aucun lien hiérarchique entre eux.

De plus, les gestionnaires sont soumis au principe de confidentialité.

• Comment sont traitées les demandes ?

Etape 1 : Accusé de réception et évaluation préliminaire

Une fois le signalement lancé, les gestionnaires accusent réception de ce dernier par retour de mail dans les 7 jours ouvrés.

Chaque signalement fait l’objet d’une évaluation préliminaire traitée de façon confidentielle par les Gestionnaires afin de déterminer si le signalement entre dans le champ d’application de la procédure de lanceur d’alerte.

Dans l’hypothèse où le signalement n’entre pas dans le champ d’application de la procédure, les données seront détruites sans délai, sauf si leur conservation s’avère nécessaire afin démontrer le caractère abusif de l’utilisation du dispositif d’alerte. Le Lanceur d’alerte sera alors informé de la décision des gestionnaires par retour de mail.

Dans l’hypothèse où le signalement concerne des faits, données et informations objectifs, les gestionnaires lanceront une enquête.

Etape 2 : Enquête

Suite à l’évaluation préliminaire, les gestionnaires procéderont à une instruction des faits visés par le signalement.

Le dispositif d’alerte garantit la confidentialité et le respect des droits de chacun dans le traitement des démarches engagées par toute personne en charge de recueillir et/ou de traiter une alerte professionnelle. En effet, les gestionnaires s’engagent à respecter une obligation de confidentialité, à ne pas utiliser les données et informations à des fins détournées, à respecter leur durée de conservation limitée et à procéder à leur destruction et à leur restitution.

Les gestionnaires pourront procéder à des interrogations avec les personnes concernées. Il est possible que les interrogations soient menées par plusieurs gestionnaires afin de garantir l’impartialité de la démarche et éviter tout biais cognitif.

Les gestionnaires doivent tenir informé le Lanceur d’alerte sur l’avancée de l’enquête ainsi que les potentielles mesures prises dans un délai raisonnable ne pouvant excéder 3 mois à compter de l’accusé de réception du signalement.

Les gestionnaires décident des suites à donner aux éventuels manquements constatés dans le Signalement, telles que la saisine de la hiérarchie pour engager une procédure disciplinaire, ou encore la saisine des autorités administratives ou judiciaires.

Etape 3 : Information des personnes visées par un signalement

Les personnes visées directement ou indirectement (en tant que témoin, victime ou auteur présumé des faits) par un signalement jugé recevable sont informées par les gestionnaires des données les concernant afin de leur permettre de s’opposer, sur des motifs légitimes, au traitement de ces données.

Cette information intervient dès l’enregistrement. Cependant, lorsque des mesures conservatoires sont nécessaires, notamment pour prévenir la destruction de preuves relatives au signalement, l’information de ces personnes n’intervient qu’après l’adoption de ces mesures.

Les données pouvant être inclues dans cette note d’information sont :

• Les coordonnées du délégué à la protection des données;
• Les finalités du traitement auquel sont destinées les données à caractère personnel ainsi que la base juridique du traitement;
• Les catégories de données personnelles concernées ;
• Les destinataires ou les catégories de destinataires des données à caractère personnel, s'ils existent; et
• Le cas échéant, le fait que le responsable du traitement a l'intention d'effectuer un transfert de données à caractère personnel vers un pays tiers ou à une organisation internationale, et l'existence ou l'absence d'une décision d'adéquation rendue par la commission ou, dans le cas des transferts visés à l'article 46 ou 47, ou à l'article 49, paragraphe 1, deuxième alinéa, la référence aux garanties appropriées ou adaptées et les moyens d'en obtenir une copie ou l'endroit où elles ont été mises à disposition;
• La durée de conservation des données à caractère personnel ou, lorsque ce n'est pas possible, les critères utilisés pour déterminer cette durée;
• L’existence du droit de demander au responsable du traitement l'accès aux données à caractère personnel, la rectification ou l'effacement de celles-ci, ou une limitation du traitement relatif à la personne concernée, ou du droit de s'opposer au traitement et du droit à la portabilité des données;
• Le droit d'introduire une réclamation auprès d'une autorité de contrôle;

• Traitement des données personnelles

1 / Fondement juridique

La collecte de données personnelles dans le cadre de la procédure de lanceur d’alerte est justifiée par le respect d’une obligation légale. La rédaction et mise en place de cette procédure s’inscrit dans le respect de la loi n°2016-1691 du 9 décembre 2016 relative à la transparence, à la lutte contre la corruption et à la modernisation de la vie économique (la « Loi Sapin 2 ») modifiée par la loi n° 2022-401 du 21 mars 2022 (la « Loi Waserman »).

La récolte et le traitement de données personnelles est nécessaire au traitement du signalement.

2 / Données traitées

Les données suivantes (personnelles ou non) peuvent être recueillies par les gestionnaires :

• L’identité, la fonctions et les coordonnées du lanceur d’alerte ;
• L’identité, la fonction et les coordonnées des personnes faisant éventuellement l’objet du signalement ;
• Le mode de signalement ;
• L’identité, la fonction et les coordonnées des gestionnaires intervenant dans le recueil ou le traitement du signalement ;
• Les faits signalés et éventuels éléments de preuve ;
• Les éléments recueillis dans le cadre de la vérification des faits signalés ;
• Le compte rendu des opérations de vérification ;
• Les suites données à l’alerte.

Les données personnelles traitées dans le cadre d’un signalement sont soumises au principe de minimisation des données, qui suggère que seules les données pertinentes soient conservées.

3 / Conservation des données

Les données personnelles collectées seront conservées pendant toute la durée nécessaire au traitement du signalement, y compris pendant le temps de l’enquête ainsi que le temps nécessaire jusqu’au terme d’une éventuelle procédure, disciplinaire ou judiciaire, ou jusqu’à la prescription des recours à l’encore de la décision.

Les données seront archivées pour une durée de 5 ans afin de garantir la protection du lanceur d’alerte ou de permettre la constatation des infractions continues.

En l’absence de suite donnée lorsqu’un signalement ne rentre pas dans le champ du dispositif d’alerte, les données seront supprimées dans un délai de 2 mois par les gestionnaires. Ce délai commence dès la notification de l’irrecevabilité du signalement auprès du lanceur d’alerte.

4 / Droits des personnes

Les personnes pouvant exercer leurs droits incluent le lanceur d’alerte ainsi que toute personne visée dans le signalement (victime présumée, témoins, personnes entendues lors de l’enquête, auteur présumé des faits…). Les droits pouvant être exercés sont les suivants :

• Droit d’accès : ce droit est limité aux données personnelles du demandeur. Ce droit ne permet pas de contourner le principe de confidentialité, notamment afin de connaitre l’identité du lanceur d’alerte. Cette limitation ne fait cependant pas obstacle aux règles du droit processuel, des libertés fondamentales, et notamment du principe du contradictoire.
• Droit de rectification et d’effacement : ce droit ne doit pas permettre la modification rétroactive des éléments contenus dans l’alerte ou collectées lors de l’instruction. Son exercice ne peut aboutir à l’impossibilité de reconstitution de la chronologie des éventuelles modifications d’éléments importants. Ce droit ne peut être exercé que pour rectifier des données factuelles dont l’exactitude matérielle peut être vérifiée, à l’appui d’élément probants

• Protection du lanceur d’alerte

Le Lanceur d’alerte agissant en respectant cette procédure et ses conditions bénéficie de diverses protections. Cette protection concerne le lanceur d’alerte, mais également toute personne physique (collègue, proche…) ou morale (syndicat…) l’ayant aidé à effectuer le signalement (communément les « Bénéficiaires »).

1 / Garantie de la confidentialité de l’identité

eCential Robotics garantie la confidentialité du lanceur d’alerte, des personnes visées et de tout tiers mentionné dans le signalement.

Aucun élément de nature a permettre l’identification du lanceur d’alerte ne peut être divulgué sans son accord préalable.

Dans l’hypothèse où les gestionnaires doivent dénoncer les faits, objets du signalement, à l’autorité judiciaire, les éléments de nature à identifier le lanceur d’alerte peuvent lui être transmis. Dans ce cas, le lanceur d’alerte en est informé.

2 / Irresponsabilité civile

Le respect de cette procédure et de ses conditions garantit que les Bénéficiaires ne seront pas responsables civilement, et ne pourront pas, notamment, être condamnés à verser des dommages et intérêts pour les dommages causés par ce signalement.

3 / Irresponsabilité pénale

Le respect de cette procédure et de ses conditions garantit que les Bénéficiaires ne seront pas responsables pénalement.

Cette irresponsabilité s'applique aux infractions (c’est-à-dire un acte interdit par la loi et passible de sanctions pénales), éventuellement commises pour obtenir les documents permettant de prouver les informations objets du Signalement.

Néanmoins, aucune infraction ne doit avoir été commise pour obtenir les informations en premier lieu.

4 / Protection contre des mesures de représailles, notamment disciplinaires

La protection porte sur toute mesure de représailles qui prendrait notamment l’une des formes suivantes :

• Suspension, mise à pied, licenciement ;
• Rétrogradation ou refus de promotion ;
• Transfert de fonctions, changement de lieu de travail, réduction de salaire ;
• Suspension de la formation ;
• Evaluation de performance négative ;
• Mesures disciplinaires ;
• Discrimination ;
• Non-renouvellement d’un contrat de travail à durée déterminée ou d’un contrat de travail temporaire.

Si de telles mesures venaient à être imposées contre les Bénéficiaires de la protection, en violation des garanties offertes par cette procédure, le lanceur d’alerte pourra demander l’annulation d’une mesure de représailles ou se défendre dans une procédure civile ou pénale.

• Dispositions diverses

Cette procédure n’a pas vocation à se substituer aux dispositions légales ou limiter le rôle des organisations syndicales, de l’inspection du travail ou de limiter la saisine du conseil de prud’hommes, tels que prévus par la loi.

Si le lanceur d’alerte estime que la réponse apportée par les gestionnaires est insuffisante, il peut effectuer un signalement externe auprès d’une autorité compétente dans les modalités prévues par la loi.

Pour plus d’informations : Lanceurs d'alerte en entreprise | Service-Public.fr

• Demande en interprétation

Toute personne, interne ou externe à eCential Robotics, peut adresser une demande en interprétation de la procédure à l’adresse suivante : compliance@ecential-robotics.com

L’objet de cette demande en interprétation est strictement limité à l’interprétation de dispositions de la procédure ou des textes visés par cette dernière, et ne doit pas avoir pour but de dénoncer un quelconque signalement ou de dénoncer des personnes.